Você já parou para pensar sobre como a tecnologia tem alterado os processos em todas as profissões? Na contabilidade, isso não é diferente. A transformação digital chegou para ficar, e com ela, os processos burocráticos têm se tornado cada vez mais automáticos, o que é muito vantajoso para o setor. Por isso, falar sobre os processos tecnológicos dentro do ambiente contábil nunca foi tão importante.
A tecnologia só tem a somar na rotina profissional do contador. Isso porque, ao trabalhar com ferramentas que reduzem as rotinas repetitivas, a atuação se torna mais analítica, o que fideliza os clientes e expande as oportunidades de negócio. Assim, surgem os sistemas contábeis, que automatizam diversas funções como a geração de guias, apuração de impostos, e entregas automatizadas.
Ter um sistema para contabilidade deixou de ser uma opção no escritório para se tornar uma necessidade. Afinal, atualmente, a maior parte das entregas contábeis acontece de forma digital, eliminando a necessidade de manter arquivos de documentos físicos. Isso sem contar nas decisões, que se tornam muito mais assertivas quando são embasadas por dados que só podem ser obtidos através de recursos tecnológicos.
Entenda o que é um sistema contábil e como escolher
Neste artigo, nós vamos desde o início, quando se decide empreender na contabilidade e começa a decisão de usar um sistema para escritório contábil. Serão apresentados alguns benefícios de utilizar um sistema de alta performance para automatizar as rotinas na sua empresa. Ainda, você aprenderá dicas de como escolher a melhor solução para atender com excelência às demandas do seu escritório contábil.
O QUE É UM SISTEMA CONTÁBIL?
Um sistema de contabilidade é um programa, que pode ser instalado no computador ou acessado através da nuvem, ele auxilia na geração, apuração, auditoria e entrega de diversas rotinas fiscais, contábeis e folha de pagamento. Através de ferramentas de automatização e processamento, é possível obter os melhores resultados e entregas, que apoiam o cliente em todas as rotinas e necessidades.
Conforme o escritório cresce e começa a atender mais clientes, a demanda por um sistema completo se torna ainda maior, já que este é um instrumento valioso para ganho de produtividade da equipe. No mercado, estão à disposição do contador diversos softwares com diferentes finalidades, mas, que de modo geral, contribuem para facilitar alguns dos processos da contabilidade.
Um sistema para contabilidade costuma atender demandas como: a importação de notas fiscais do cliente na receita federal, a escrituração fiscal, o cálculo e apuração de impostos, contabilização, folha de pagamento e muitas outras. Além disso, uma boa ferramenta é atualizada de forma rápida e instantânea, o que ajuda o escritório a estar em dia com tudo o que há de novo diante da burocrática legislação brasileira. De modo geral, fazer essas rotinas sem o apoio de um sistema contábil que entrega alta performance e simplificação nas suas rotinas, gera um gasto de tempo desnecessário e uma grande demanda ao contador, além de não agregar uma atuação estratégica que irá apoiar a empresa do cliente.
Conheça as vantagens de investir em um software contábil que simplifica e automatiza suas rotinas
Os benefícios são muitos, mas fizemos uma lista para te ajudar neste processo de tomada de decisão:
Tenha um maior controle sobre as obrigações entregues e a entregar;
Realize as tarefas contábeis com facilidade; Garanta segurança dos dados;
Melhore a comunicação com seus clientes;
Fortaleça a produtividade da sua equipe;
Garanta praticidade e agilidade;
Melhor custo-benefício para a sua empresa.
Basicamente, um sistema para o mercado contábil centraliza todas as informações e entregas em um só lugar. Através dele, é possível automatizar diversas tarefas, que dependem da demanda e das necessidades de cada organização contábil. Para que as rotinas do seu escritório sejam atendidas com excelência, é muito importante escolher o sistema contábil que corresponda às suas expectativas.
Como escolher um sistema contábil?
Antes de tomar uma decisão e optar por um sistema para sua contabilidade, é muito importante que você tenha em mente onde está e onde quer chegar com o seu escritório. Uma boa dica, também, é observar o mercado e entender quais funcionalidades são mais adequadas para a sua empresa.
Confira algumas características que você deve observar:
Credibilidade: comece por este ponto e pesquise qual é a credibilidade das empresas disponíveis no mercado. Em uma pesquisa simples na internet, é possível encontrar diversas informações sobre a cultura, o índice de satisfação, a quantidade de colaboradores, e muitos outros detalhes.
Flexibilidade: O sistema atende às suas demandas diárias? E se o escritório aumentar, ele vai continuar atuando com excelência? Avalie estas características e pense a longo prazo, afinal, conforme o seu escritório crescer, aumentar equipe e clientes, é fundamental que o sistema acompanhe.
Alta performance: Vai precisar processar grandes volumes de informação? Se sim, é importante buscar um sistema que não trave, seja responsivo e ágil. Por isso, a alta performance para atender às suas rotinas é um ponto a se observar na hora de fazer a escolha.
Facilidade de implantação: Ao adquirir ou mudar de sistema contábil, esse é um ponto muito importante que deve ser observado pelos usuários. Muitas vezes, o processo de implantar um sistema pode ser demorado, complexo e sem acompanhamento de um técnico do sistema, o que resulta em perda de tempo e transtorno para os escritórios. Certifique-se que a empresa conta com um setor de implantação disponível para tirar suas dúvidas, e que acompanhe todo esse período, inclusive com treinamentos ricos, nesta etapa tão importante.
Custo-benefício: Este é um ponto de profunda atenção, já que ter um bom custo-benefício não significa optar pelo sistema mais barato. Se o sistema cabe no seu orçamento, observe se ele vai contribuir realmente para a economia de tempo e atividade humana no seu escritório. Afinal, a grande vantagem do sistema para contabilidade é fazer com que, em um balanço geral, você gaste menos e invista mais tempo em ações que vão gerar mais lucro para a sua empresa.
Segurança: É no seu sistema para contabilidade que você vai inserir os dados mais importantes da vida empresarial dos seus clientes. Por isso, é muito importante garantir que eles estejam armazenados com toda a segurança e privacidade possível. Antes de fechar o negócio, certifique-se de que o sistema escolhido poderá atender a essas características e está em conformidade com LGPD.
Tomou a decisão de mudar de sistema contábil? Então acompanhe essas dicas:
1º Comece a acompanhar a empresa: antes de optar por um sistema para contabilidade, siga a empresa nas redes sociais, acompanhe as publicações do site, e absorva todas as informações possíveis para entender se esta solução vai te atender.
2º Agende uma demonstração: não tome nenhuma decisão sem ver o sistema em ação. Por isso, entre em contato com a empresa e solicite uma demonstração. Na conversa com o técnico, aproveite para tirar todas as dúvidas que você tem sobre a funcionalidade do sistema.
3º Observe se o sistema é atualizado com frequência: com a complexidade do setor tributário brasileiro, é importante investir em um sistema que se atualize na mesma frequência. Afinal, você não pode correr o risco de ficar na mão ou de não ser atendido. Observe e questione sobre as atualizações antes de tomar uma decisão.
A Questor está apta para te atender
Se você está buscando flexibilidade, alta performance, e o que há de mais inovador em tecnologia para o setor contábil, conheça as soluções da Questor. Com mais de 35 anos de atuação no universo da contabilidade, a nossa empresa tem expertise e tradição para lançar soluções que atendem com excelência as expectativas deste mercado.
Além disso, contamos com mais de 300 colaboradores, cujo foco é o mesmo: atender o nosso cliente com excelência para que você tenha o melhor resultado ao utilizar as nossas soluções.
Tudo começou com o Gestão Contábil, nosso primeiro sistema, que desde o seu nascimento, tem evoluído com frequência para atender cada vez mais às necessidades do contador. Depois, lançamos o Zen, um portal online e modular que facilita a comunicação entre escritório contábil e cliente, além de agilizar as entregas, e realizar a gestão de documentos fiscais capturando os mesmos diretamente no portal do ente governamental (federal e municipal).
Entre os módulos do Zen, o destaque vai para o CND, que faz a busca automática de mais de duas mil certidões negativas de débitos, além de alvarás de funcionamento e outros documentos; e o Caixa Postal, que permite receber notificações da Receita Federal e das Secretarias Estaduais da Fazenda.
A Questor oferece, ainda, no segmento de sistemas para contabilidade, o Analista Fiscal Digital, uma solução que mantém uma grande base de dados tributária para agilizar o cálculo de impostos e da Substituição Tributária, permitindo a entrega da escrituração fiscal sem erros. Conte também com o Quiu, nosso robô que trabalha 24 horas em prol do seu escritório, responsável pela automatização das rotinas contábeis.
Além de serem modulares, as nossas soluções podem ser integradas, o que faz com que elas se complementem na entrega completa de diversas rotinas, como na automatização da Folha de Pagamento ou do Simples Nacional.
Mude para a Questor e conheça o melhor em alta performance e tecnologia!
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